Abbiamo aperto ufficialmente le prenotazioni per la VI YavinCon 2009 e ho pensato che potesse farvi comodo avere anche qui tutti i dettagli.
Per qualsiasi informazione relativa alle prenotazioni potete contattare il responsabile Roberto "Darth Maggio" all'indirizzo e-mail darthmaggio@yavinquattro.net
Vi aspettiamo a Cesenatico!
YAVINCON 2009 – Prenotazioni per il soggiorno
Anche quest'anno prende il via la Convention il cui scopo è riunire sotto un unico tetto gli appassionati di Star Wars, del Fantastico e della Fantascienza in Italia.
Le date della YavinCon sono le seguenti:
giovedì 30 Aprile, venerdì 01, sabato 02 e domenica 03 maggio 2009.
Il luogo prescelto per ospitarci è anche quest'anno la soleggiata e cordiale Cesenatico (prov. Forlì/Cesena), sulla riviera romagnola.
Saremo alloggiati presso il villaggio Stella Marina: come per le precedenti convention avremo la possibilità di usufruire dell'intera struttura alberghiera per tutti i quattro giorni della Con e nel prezzo del soggiorno è compresa la pensione completa, a partire dalla cena di giovedì 30 fino al pranzo compreso di domenica 03 maggio.
Ora tenetevi stretti perché andiamo ad elencare le modalità di prenotazione delle camere.
1. SISTEMAZIONE ALBERGHIERA
Pernottamento presso le camere d’albergo del villaggio Stella Marina, secondo le seguenti disponibilità :
_ camere da 2 posti
_ camere da 3 posti
_ camere da 4 posti
_ camere da 5 posti
_ camere da 6 posti
_ camere da 7 posti
Tutte le camere sono dotate di lenzuola, copriletti, panni e bagno con doccia e WC.
ATTENZIONE: la biancheria da bagno non è compresa nel servizio di pensione completa pertanto occorre portarsela da casa.
Nel caso però è possibile prenotare il kit da bagno (telo,viso,bidet) a €3.50 a cambio.
Le tariffe giornaliere di pensione completa a testa sono le seguenti:
€ 42,00 al giorno per i soci del Club Yavin 4
€ 46,00 al giorno per i non associati.
In tale cifra sono compresi: pernottamento, prima colazione, pranzo e cena. In più l'accesso a tutti gli eventi della manifestazione, ai giochi, ai tornei, alle conferenze.
A questi importi vanno aggiunti
€ 10,00 per i soci
mentre i non soci dovranno versare un importo a titolo di iscrizione minima obbligatoria al club il cui importo varia dal giorno in cui si accede alla Convention (per ulteriori delucidazioni vi rimando a qualche riga più sotto).
A causa degli alti costi di gestione della manifestazione, siamo a richiedere un piccolo contributo obbligatorio da parte dei soci di Yavin 4 pari proprio ad € 10,00.
NOVITA' 2009!!!!!
Quest'anno cambia leggermente l'importo richiesto come iscrizione minima al club.
Per chi desidera godersi per intero la convention dal primo all'ultimo giorno, accedendo alla Con il 30.04 , la cifra da corrispondere a titolo di iscrizione minima a Yavin 4 sarà di € 20,00.
Chi invece arriverà alla Con in data 01.05 avrà la possibilità di godersi i 3 giorni rimanenti di Con e, a prescindere che si desideri rimanere solo il giorno 01.05 o anche gli altri, la cifra da corrispondere a titolo di iscrizione minima a Yavin 4 sarà di € 15,00.
Queste prime due opzioni daranno inoltre diritto a ricevere copia del Living Force celebrativo della Yavincon in uscita a Giugno 2009.
Chi invece accederà alla Yavincon in data 02.05 o in data 03.05 pagherà , a titolo di iscrizione minima a Yavin 4, le somme rispettivamente di € 10,00 e di € 5,00.
Pertanto, ricapitolando, eccovi un breve schema esemplificativo.
Accesso alla Yavincon in data 30.04 - quota minima € 20,00
Accesso alla Yavincon in data 01.05 - quota minima € 15,00
Accesso alla Yavincon in data 02.05 - quota minima € 10,00
Accesso alla Yavincon in data 03.05 - quota minima € 05,00
Per i non soci di Yavin 4 tali somme sono richiesta come iscrizione minima obbligatoria all'associazione stessa; l'accesso alla Con infatti è consentito solo e soltanto agli associati a Yavin 4.
2. NOTTI DISPONIBILI PER IL PERNOTTAMENTO
Il Villaggio potrà ricevere gli ospiti nelle notti di giovedì 30 Aprile, venerdì 01, sabato 02 e domenica 03 maggio (chi avesse necessità di fermarsi anche la notte di domenica 03 maggio, è pregato di farlo sapere all'organizzazione il prima possibile).
3. ABBINAMENTI E ASSEGNAZIONE POSTI
E’ consigliata la prenotazione a gruppi già composti secondo la ripartizione delle camere sopra illustrata, al fine di favorire l’organizzazione e la ripartizione degli spazi.
Chi dovesse prenotare da singolo o in gruppi più piccoli rispetto alla capienza delle stanze dovrà accettare l’abbinamento con altri partecipanti che si trovano nella stessa situazione.
Permangono per l’accettazione delle prenotazioni le regole all’apposita voce.
4. MODALITA’ DI PRENOTAZIONE
Le prenotazioni vanno effettuate inviando in un'unica soluzione il saldo della prenotazione.
Questo permetterà all'organizzazione di evitare spiacevoli lungaggini e controversie verificatesi negli anni precedenti.
Qui di seguito troverete un semplice schema riepilogativo delle varie possibilità di prenotazione ed i relativi costi.
1 NOTTE (30 APRILE o 01 o 02 MAGGIO 2009)
SOCI Y4 : € 42,00 + € 10,00
NON SOCI : € 46,00 + quota di iscrizione minima (€20,00 - €15,00 - €10,00 )
Nel totale di 1 notte sono comprese le seguenti prestazioni alberghiere: cena del 30 aprile o 01 o 02 maggio, pernottamenti del 30 aprile o 01 o 02 maggio, colazioni del 01 o 02 o 03 maggio, pranzi del 01 o 02 o 03 maggio
2 NOTTI (30 APRILE-01 MAGGIO oppure 01-02 MAGGIO 2009)
SOCI Y4 : € 84,00 + € 10,00
NON SOCI : € 92,00 + quota di iscrizione minima (€20,00 - €15,00 )
Nel totale delle 2 notti sono comprese le seguenti prestazioni alberghiere: cena del 30 aprile e 01 maggio oppure 01 e 02 maggio, pernottamenti del 30 aprile e 01 maggio oppure del 01 e 02 maggio, colazioni del 01 e 02 maggio oppure del 02 e 03 maggio, pranzi del 01 e 02 maggio oppure del 02 e 03 maggio.
3 NOTTI (30 APRILE-01-02 MAGGIO 2009)
SOCI Y4 : € 126,00 + € 10,00
NON SOCI : € 138,00 + € 20,00 (quota di iscrizione minima)
Nel totale delle 3 notti sono comprese le seguenti prestazioni alberghiere: cena del 30 aprile,01 e 02 maggio, pernottamenti del 30 aprile,01 e 02 maggio, colazioni del 01,02 e 03 maggio, pranzi del 01,02 e 03 maggio.
Nel caso si volesse usufruire solo di alcuni servizi (ad esempio della cena del 30, del pernottamento del 01 e della colazione sempre del 01 maggio) gli importi da pagare saranno per singola prestazione e non a pacchetto (sempre riferendosi al caso poco prima specificato l'importo da pagare sarebbe di € 40,00 così composto: € 19,00 per la cena, € 17,00 per il pernottamento ed € 4,00 per la colazione).
Pertanto i prezzi delle singole prestazioni saranno i seguenti:
Pranzo - € 19,00
Cena - € 19,00
Colazione - € 4,00
Pernottamento - € 17,00
5. MODALITA’ DI PAGAMENTO
E' possibile effettuare il pagamento della prenotazione in due modi: tramite bonifico bancario o versamento postale.
BONIFICO BANCARIO
Per procedere al bonifico è sufficiente utilizzare i dati qui sotto riportati:
POSTE ITALIANE S.P.A.
AG. 2 DI REGGIO EMILIA
Cod.ABI : 07601
Cod. CAB : 12800
Cod. CIN : A
Conto corrente nr. : 000051166791
IBAN : IT65A0760112800000051166791
Il tutto ovviamente intestato a YAVIN 4
VERSAMENTO POSTALE
Eseguire il versamento per la prenotazione tramite conto corrente postale al seguente indirizzo:
YAVIN 4
CASELLA POSTALE 6 - UFFICIO PT RE 2
42100 REGGIO EMILIA
CONTO CORRENTE POSTALE NR. 51166791
A questo punto occorre inviare tramite e-mail una copia della ricevuta del versamento postale o del bonifico al seguente indirizzo:
darthmaggio@yavinquattro.net
ATTENZIONE!!!!!
Si invitano tutti i partecipanti alla Convention ad inviare tramite e-mail la scansione del bollettino postale o del bonifico attestante l'avvenuta prenotazione oppure a comunicarne i dati al responsabile pernottamenti (il numero lo troverete riportato più in basso).
Per esperienza accumulata negli anni precedenti, l'invio tramite e-mail della scansione del bollettino postale o del bonifico attestante l'avvenuta prenotazione, ci faciliterà moltissimo a livello gestionale in quanto i tempi in cui il bollettino cartaceo arriva alla nostra casella postale, in questi ultimi mesi, si sono allungati in modo considerevole (oltre 1 mese).
A questo indirizzo inoltrare chiaramente:
_ "Prenotazione soggiorno YavinCon 2009"
_ Dati completi di chi effettua la prenotazione (nome e cognome, indirizzo, cap, città , numero di telefono ed e-mail, se se ne possiede una)
_ Giorni per cui si intende prenotare (specificare chiaramente giorno di arrivo e di partenza, sempre riferendosi alla notte per cui si intende usufruire dei posti letto)
_ Compagni e/o abbinamenti con cui dividere la stanza (nome e cognome sono obbligatori; evitare di utilizzare nickname internet)
L'indirizzo del punto 2 è anche quello a cui fare riferimento per la disponibilità di posti e informazioni varie.
Per forme di pagamento della quota di prenotazione diverse dal versamento sul ccp o dal bonifico bancario (assegni, vaglia, contanti, ecc) contattare prima l’organizzazione.
E' OBBLIGATORIO per tutti i minorenni che volessero partecipare alla manifestazione di far compilare i moduli, che troverete ai link qui di seguito riportati, da un genitore o da chi ne fa le veci.
Una volta compilati i moduli vanno inviati a Yavin 4 spedendoli all'indirizzo del club.
ATTENZIONE!
Il modulo è da compilarsi SOLO dai minorenni! Tutti gli altri potranno compilarlo tranquillamente all'arrivo a Cesenatico!
moduli per i SOCI in formato PDF
moduli per i SOCI in formato RTF
moduli per i NON SOCI in formato PDF
moduli per i NON SOCI in formato RTF
6. ACCETTAZIONE DELLE PRENOTAZIONI
Qualora il versamento fosse stato effettuato ma i posti, nel frattempo, fossero esauriti o si fossero resi non disponibili, l’organizzazione si impegna naturalmente a comunicare la mancata conferma della prenotazione e a restituire la quota versata.
Dopo il 1° aprile 2009 contattare l’organizzazione ancora prima di effettuare il versamento!
7. REPERIBILITA’ TELEFONICA DEL RESPONSABILE DEI PERNOTTAMENTI
Roberto "Darth Maggio"
Tel. cell. 339 6679531
_ Martedì dalle ore 21.00 alle 22.00
_ Venerdì dalle ore 19.00 alle 20.00
_ Sabato dalle ore 14.30 alle 15.30
8. REGOLE SPECIALI
Pur permanendo a cura dell’associazione Yavin 4 la raccolta di prenotazioni e quote, il Villaggio curerà personalmente la gestione in loco dei pernottamenti.
Ne consegue che:
_ non sono previste agevolazioni, sconti o tariffe in qualsiasi modo diverse da quelle sopra elencate per nessuno dei partecipanti (master, organizzatori, curatori di club, ecc);
_ è fatto divieto nella maniera più assoluta di ospitare nelle camere individui aggiuntivi al di fuori delle prenotazioni ufficialmente registrate e al di fuori dei posti letto ufficialmente disponibili; è proibito anche il semplice accesso alle camere alle persone che non pernottano, questo per garantire un controllo sul numero di persone presenti al Con. Contravvenire a questo comporterà l’immediato allontanamento dalla manifestazione nonché l’applicazione dei provvedimenti legali del caso da parte della gestione del Villaggio Turistico;
_ non saranno inoltre ammesse in sala pranzo persone che non abbiano prenotato anche il pernottamento. Pertanto, nel caso ci siano persone che volessero partecipare alla Con ma non riescono a trovare un posto letto perché già esauriti, non potranno usufruire dei pasti che sono un servizio accessorio al pernottamento (la zona comunque è ricchissima di locali dove poter pranzare e cenare ed il centro di Cesenatico e facilmente raggiungibile anche a piedi).